Gli acquisti: 3 aspetti fondamentali

Ognuno di noi è, nel suo piccolo, un addetto agli acquisti. Ogni giorno ci capita di acquistare beni o servizi e, affidandoci alla nostra esperienza, cerchiamo di destreggiarci, magari negoziare, per ottenere il miglior rapporto qualità/prezzo possibile.

Quando siamo imprenditori e, in particolare, ristoratori, non possiamo accontentarci di agire in modo casuale, istintivo e disorganizzato.

Vediamo insieme le 3 attenzioni che un buon ristoratore deve avere per gestire al meglio gli acquisti del proprio locale:

1) Definire il ciclo degli acquisti

Per ragionarci senza perdersi inutilmente, vi suggerisco di rispondere alle seguenti domande, guardando il vostro menù, e quindi disegnare il percorso che devono fare l’ordine e la merce. E’ un lavoro utile sia per grandi ristoranti, sia per piccole osterie e vi permetterà di stabilire come ognuno deve comportarsi, una volta per tutte.

- Chi ha bisogno di cosa? Esempio: il capopartita ai primi ha bisogno di….

- Chi emette l’ordine per cosa? Esempio: gli ordini per i cibi sono emessi dall’executive chef, le bevande dal bar manager, i vini dal sommelier, etc…

- Chi decide cosa ordinare e a che fornitore? Ovvero chi ha il potere di stabilire, in base agli ordini emessi, cosa effettivamente ordinare e a quale fornitore. E’ evidente che il general manager, il direttore, o il titolare abbiano la facoltà di modificare gli ordini e decidere da chi rifornirsi.

- Chi invia l’ordine ai fornitori? Esempio: il direttore raccoglie gli ordini dei vari settori, li verifica, integra e poi fisicamente li trasmette ai fornitori via email o fax.

- Chi riceve la merce quando i fornitori consegnano? E’ un’attività cruciale da controllare, spesso sottovalutata.

- Chi ripone la merce e dove? Bisogna porre attenzione a stoccare le derrate in modo consono e secondo una logica da rispettare.

- Chi si occupa di ricevere i DdT (documento di trasporto) e le fatture? La comunicazione fra chi segue l’amministrazione e chi riceve e stocca la merce è imprescindibile.

Alla fine di questa analisi, vi consiglio di emettere istruzioni specifiche ad ogni membro dello staff coinvolto, integrando eventualmente il mansionario individuale e segnalando sull’organigramma anche le relative responsabilità. Può rappresentare una buona pratica anche definire dei criteri di valutazione relativi agli acquisti di ogni individuo, o settore, o responsabile coinvolto.

2) Stabilire dei parametri di valutazione dei fornitori

I fornitori ricoprono un ruolo basilare, specialmente nel settore food and beverage, perché la qualità servita ai clienti di un ristorante si fonda in gran parte sulle caratteristiche delle materie prime impiegate. Quindi non sarà sufficiente valutare un fornitore come semplice venditore di prodotti (o servizi), ma anche come partner per il successo dell’azienda.

Per scegliere da chi approvvigionarsi bisogna considerare: la competenza del fornitore, che oltre a conoscere e saper descrivere i propri prodotti sa anche consigliarne l’impiego migliore; i tempi di consegna dall’inoltro dell’ordine; i costi di spedizione, che spesso incidono in maniera significativa sul costo dei prodotti; un corretto rapporto qualità/prezzo in relazione al mercato con prodotti e servizi uguali o molto simili.

Al fine di mantenere un rapporto professionale e soddisfacente, ogni ristoratore dovrà limitarsi a decidere sei o sette indicatori con cui misurare il venditore. Dal canto mio ritengo siano da valutare:

-          Il numero di errori di consegna (ad esempio merce non ordinata);

-          Il numero di errori nella documentazione (sia DdT, sia fatture);

-          La percentuale di prodotti rifiutati alla consegna (as esempio perché non trasportati alla corretta temperatura);

-          La percentuale di consegne effettuate nell’orario stabilito (ad esempio entro le 10 del mattino);

-          La valutazione della pulizia del personale e dei mezzi di trasporto;

-          La valutazione della qualità dei prodotti in fase di preparazione;

-          La stabilità (o rispetto di quanto concordato) dei prezzi.

E’ opportuno ricordare di mantenere i rapporti sia con un fornitore principale, sia con uno o più venditori secondari. Massimamente in caso di prodotti non facili da reperire o in presenza di ricorrenti problemi o ritardi nelle spedizioni.

3) Tenere sotto controllo i costi

Nel mondo della ristorazione, a meno di non riferirsi a grandi catene o alla ristorazione alberghiera che possono impiegare professionisti con compiti specifici (responsabile acquisti, food&beverage manager, controller, etc…) verificare continuamente i costi è un impegno prioritario dei responsabili e del direttore o, in ultima analisi, del titolare.

Oltre ai principi generali di supervisione, mi sembra utile soffermarsi a ragionare su:

a) l’opportunità di usufruire di sconti e promozioni su particolari prodotti per tempi limitati;

b) la convenienza, o meno, di rifornirsi da produttori locali;

c) i servizi aggiuntivi, con i relativi costi, che possano essere offerti dai fornitori;

d) la possibilità di acquistare maggiori quantità, facendo attenzione a non stravolgere la gestione del magazzino;

e) l’economicità dei semilavorati, perché spesso il personale è in grado di produrre la stessa cosa ad un costo inferiore;

f) i vantaggi offerti dalle varie forme di pagamento, contanti, assegni, bonifici anticipati, etc…;

g) l’accorpamento di prodotti da pochi fornitori, al fine ad esempio di ridurre le spese di spedizione;

h) la negoziazione di prezzi e condizioni commerciali, in modo da ottimizzare i flussi di cassa.

 

Vigilare su tutti questi aspetti non è ancora sufficiente, bisogna infatti essere accorti per prevenire ruberie ed evitare sprechi eccessivi. Un modo per aiutarvi in questo può essere rappresentato dall’impiego di apposite etichette su ogni derrata, che riportino: il nome del prodotto, la data di ricezione, il fornitore, il peso (o le unità) alla ricezione, il costo al kg (o all’unità), l’utilizzatore principale. In questo modo si indica chiaramente il valore e si identifica un principale responsabile dell’impiego dei beni, per avere un supporto indiretto da parte del personale stesso che presterà maggiore attenzione.

 

Nel prossimo articolo proseguirò il tema degli acquisti ma con un focus particolare sugli aspetti legati al magazzino: ricezione delle merci e loro stoccaggio.

 

“It's good to have money and the things that money can buy, but it's good, too, to check up once in a while and make sure that you haven't lost the things that money can't buy.” (George Horace Lorimer)

 

 Francesco Siri